INFORMACIJE ZA POSAMEZNIKE

Sprejete dne 10. 7. 2020 s strani zakonitega zastopnika upravljavca na podlagi 13., 14. in 15. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 s spremembami, v nadaljevanju: ZVOP-1).

Vse pravice pridržane. Objava, popolna ali delna reprodukcija in uporaba tega gradiva ali inovativnih idej pri tretjih osebah, ki niso pridobili pravice uporabe, je mogoča samo s posebnim pisnim dovoljenjem Logitus d.o.o.

VSEBINA

1. Upravljavec osebnih podatkov.
2. Namen obdelave in uporabniki osebnih podatkov.
3. Vrste osebnih podatkov, ki jih upravlja upravljavec.
4. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov.
5. Varstvo osebnih podatkov.
6. Rok hrambe osebnih podatkov.
7. Pravice posameznika.
8. Uresničevanje pravic posameznika.
9. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov.
10. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam in v tretje države.
11. Objava sprememb.

Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo skladno s temi informacijami za posameznike, je ustanova:

Osnovna šola Milana Majcna Šentjanž (v nadaljevanju tudi: iVIZ).
Poslovni naslov: Šentjanž 58a, 8297 Šentjanž
Kontaktni podatki: os.mm-sentjanz@guest.arnes.si

Podrobne informacije o dejavnosti so dostopne na spletni strani: https://osmm.sentjanz.si/

Za namen izvajanja primarne dejavnosti obdelujemo osebne podatke posameznikov.

Namen obdelave in uporabniki osebnih podatkov

Za namen izvajanja javno veljavnih programov vzgoje in izobraževanja (VIZ) vodimo v zbirkah osebnih podatkov tudi posebne vrste osebnih podatkov.

Podrobna opredelitev javno veljavnih programov VIZ (neobvezno):

Osebni podatki učencev iz zbirk podatkov se obdelujejo za potrebe izvajanja izobraževanja.

Upravljavec je dolžan posamezne podatke posredovati ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, zaradi izvajanja z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja. Ostali uporabniki osebnih podatkov so fizične osebe (pedagoško in administrativno osebje) upravljavca, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov pod neposrednim vodstvom upravljavca, za namen izvajanja izobraževanja učencev.

Osebni podatki se lahko obdelujejo tudi za potrebe znanstveno-raziskovalnega dela in pri izdelavi statističnih analiz, kjer se smejo uporabiti v psevdonimizirani in anonimizirani obliki.

Vrste osebnih podatkov, ki jih upravlja upravljavec

Upravljavec upravlja naslednje vrste osebnih podatkov s področja vzgoje in izobraževanja:

• podatki o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših;
• podatki o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah;
• podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev;
• podatki o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

Upravljavec upravlja naslednje vrste osebnih podatkov s področja vzgoje in izobraževanja:

• podatki o vpisanih in vključenih otrocih;
• podatki o plačilih staršev in socialnega položaja družin;
• podatki o otrocih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje;
• podatki o upravičencih do sofinanciranja plačil staršev za vrtec iz državnega proračuna.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

• Primarna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je Zakon o osnovni šoli (Uradni list 81/06 – UPB3 s spremembami);
• Posamezne osebne podatke, kadar zakon tako izrecno določa, upravljavec pridobiva in obdeluje ob soglasju zakonitih zastopnikov otroka oz. učenca, razen v primeru, ko je otrok v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati.
• Posamezne osebne podatke posameznikov za namene, ki niso zakonsko opredeljeni, upravljavec zbira in obdeluje tudi na podlagi privolitve posameznikov oz. njihovih zakonitih zastopnikov.
• Osebne podatke iz zbirk podatkov upravljavec pridobi iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev, tj. iz uradnih evidenc drugih javnih organov. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od zakonitih zastopnikov otroka oz. učenca.

Varstvo osebnih podatkov

Za zagotavljanje varstva osebnih podatkov izvaja upravljavec vse potrebne pravne in organizacijsko tehnične postopke in ukrepe bodisi sam na podlagi Splošne uredbe o varstvu podatkov, zakonskih in podzakonskih predpisov ter internih aktov bodisi preko svojih pogodbenih partnerjev (obdelovalcev).

Upravljavec osebnih podatkov z ustreznimi pravnimi mehanizmi zagotovi, da vsak obdelovalec izvaja zavarovanje in varstvo osebnih podatkov skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Posameznik je od upravljavca upravičen pridobiti podrobne podatke o obdelavi lastnih osebnih podatkov in osebnih podatkov svojih otrok oz. učencev, katerih zakoniti zastopnik je in ki se izobražujejo pri upravljavcu.

V kolikor so na spletni strani upravljavca določene povezave na druge spletne strani, ki niso v nikakršni povezavi z upravljavcem, le-ta ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito podatkov na teh spletnih straneh oziroma za zakonitost njihovega upravljanja in obdelave. Prav tako ne odgovarja za morebitne napake, ki so posledica posredovanja napačnih podatkov ob uporabi spletne strani.

Rok hrambe osebnih podatkov

Upravljavec hrani osebne podatke le toliko časa, dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani. V kolikor ni s predpisi določeno drugače, se zbirke podatkov o učencu, napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah hrani trajno, ostali podatki iz zbirk podatkov, ki jih vodi upravljavec, pa se hranijo eno leto po zaključku šolanja učenca.

Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi osebne privolitve učenca ali njegovega zakonitega zastopnika, se hrani trajno, do preklica privolitve s strani posameznika oz. zahteve po prekinitvi obdelave. Take podatke se izbriše že pred preklicem privolitve le v kolikor je že dosežen namen obdelave osebnih podatkov.

Pravice posameznika

Posameznik ali njegov zakoniti zastopnik lahko kadarkoli zahteva, da mu upravljavec glede osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj:

• potrdi, ali se osebni podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne,
• omogoči dostop do osebnih podatkov (tj. vpogled ter njihovo prepisovanje ali kopiranje),
• poda informacije v zvezi z obdelavo teh podatkov (npr. o namenu obdelave, vrsti osebnih podatkov, uporabnikih, katerim so bili ali jim bodo posredovani osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe podatkov, tehničnih in organizacijskih ukrepih za varovanje podatkov idr.),
• omogoči popravek netočnih osebnih podatkov v zvezi z njim in mu omogoči dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov,
• omogoči pravico do izbrisa osebnih podatkov (t. i. pravica do pozabe),
• omogoči pravico do omejitve uporabe,
• omogoči pravico do ugovora obdelave,
• omogoči pravico do prenosljivosti podatkov in mu posreduje podatke v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali jih neposredno posreduje drugemu upravljavcu.

Posameznik lahko dano privolitev v obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno, v celoti ali delno prekliče s pisno zahtevo, poslano na naslov OŠ Milana Majcna Šentjanž, Šentjanž 58 a, 8297 Šentjanž  ali na e-naslov os.mm-sentjanz@guest.arnes.si. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica. Prav tako preklic privolitve ali zahteva za izbris osebnih podatkov ne učinkujeta na podatke in dokumente, ki jih je iVIZ dolžan zbirati, hraniti in obdelovati skladno z namenom ustanovitve in delovanja.

Posameznik ima pravico podati prijavo pri uradu Informacijski pooblaščenec RS, če meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo v nasprotju s predpisi, ki urejajo varstvo podatkov.

Uresničevanje pravic posameznika

Upravljavec mora posamezniku zagotoviti vse pravice, ki jih slednji ima. Upravljavec posameznika v roku 5 delovnih dni po prejemu zahtevka pisno obvesti o stanju obravnave njegovega zahtevka.

Upravljavec na zahtevo posameznika slednjemu posreduje:

• izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj,
• seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen,
• informacije o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave,
• informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem,

in sicer v tridesetih (30) dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih mu izpisa, seznama, informacij ali pojasnila ne bo posredoval. V primeru, da se za posredovanje podatkov ali informacij, ki vsebujejo osebne podatke, uporabljajo elektronska sredstva, je upravljavec dolžan uporabiti varna elektronska sredstva.

Upravljavec na zahtevo posameznika slednjemu posreduje potrdilo o tem, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogoči vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje, v petnajstih (15) dneh od dneva, ko je prejel zahtevo, ali ga v istem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila ne bo omogočil.

Če upravljavec ne ravna skladno s to točko Informacij za posameznike, se šteje, da je zahteva zavrnjena.

Za prepis, kopiranje, pisno potrdilo in pojasnilo iz te točke (razen za ustne informacije oziroma pojasnila) lahko upravljavec posamezniku zaračuna materialne stroške po vnaprej določenem ceniku.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Upravljavec je imenoval pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, in sicer dr. Klemna Poharja, LL.M. Posameznik lahko vprašanja, vezana na obdelavo in varovanje osebnih podatkov, posreduje upravljavcu na zgoraj navedene kontaktne podatke, ali pooblaščeni osebi za varstvo podatkov na e-naslov dpo@narus.si ali na tel. št. 031-352-669 .

Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam in v tretje države

Na podlagi mednarodnih pogodb ter evropske in nacionalne zakonodaje lahko upravljavec v zakonsko določenih primerih ali v primerih izrecnega pooblastila posameznika posreduje osebne podatke posameznikov državnim organom in drugim upravljavcem za izpolnjevanje svojih ali njihovih zakonskih obveznosti ali pristojnosti.

Upravljavec ima pravico do posredovanja osebnih podatkov tretjim osebam, ki so v pogodbenem razmerju z upravljavcem in zanj izvajajo posamezna opravila, ki predstavljajo obdelovanje osebnih podatkov in posledično štejejo za obdelovalce. Posameznik ima pravico do seznanitve z nazivom organizacije obdelovalca ter namenom obdelave lastnih osebnih podatkov s strani obdelovalca.

Objava sprememb

Te informacije za posameznike je treba ažurno spremeniti vsakič, ko niso več skladne z dejanskim stanjem upravljanja, obdelave oziroma varstva osebnih podatkov pri upravljavcu. Spremembe dejanskega stanja in posledično teh informacij za posameznike so dopustne le, kolikor so skladne z veljavnimi predpisi.

Vse spremembe morajo biti pred njihovim sprejemom potrjene s strani ravnatelja ter internega koordinatorja za varstvo podatkov.

Vsaka sprememba tega dokumenta (Informacije za posameznike) bo objavljena na uradni spletni strani upravljavca.

Ime in priimek zastopnika: Nataša Kreže, ravnateljica

Kraj in datum: Šentjanž, 10. 7. 2020